如何做好建设工程项目档案管理

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关于如何做好建设工程项目档案管理的知识大家了解吗？以下就是小编整理的关于如何做好建设工程项目档案管理的介绍，希望可以给到大家一些参考，一起来了解下吧！

如何做好建设工程项目档案 管理

一个单位的档案是单位工作的真实写照，它反映了本单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的作用。那么如何做好建设工程项目档案管理呢?下面，勤学小编给大家整理了相关的项目管理技巧。

工程初期准备阶段。

每一个项目的工程施工伊始，作为施工单位，从设计图纸的复核、施工地段地质、水文的勘察与了解，施工现场的复测到安营扎寨，施工区域的购地拆迁，接水接电，各种材料的储备等等，准备工作是大量的，纷繁的。这个阶段施工档案的跟踪管理应针对初期施工图纸、文件资料的形成部门多，产生的形式不尽相同的特点，向项目经理部了解一定时期内有关工程施工规划、工作安排，通过定期向有关工程管理部门了解一个时期内有关工程施工准备阶段各项工作、会议、外事活动等安排情况，及时了解掌握有关档案形成的信息，跟踪管理亦进入角色，同步启动。工程施工初期阶段，应明确跟踪管理规定和要求，使档案资料的管理有明确的工作依据。要针对来自不同的归属部门、明确有关档案和竣工资料应执行的具体管理规则，形成统一规范，避免执行中的不明确性，对应归档的档案资料没有按时归档的，及时主动上门跟踪索取，同时定期进行阶段性文件资料归档的清查清欠。依据工程技术资料归档范围的具体规定，在工程进展的一定阶段内应形成的各类文件资料与实际已归档入库的相应文件资料对号清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清单与各有关文件资料的形成或发送部门联系索取。

工程把关施工阶段。

大面积工程施工的全面展开，是工程质量、安全的重要把关阶段，也是各类工程技术资料大量形成的时期。对于这阶段的档案资料分目标跟踪管理，工作重心应转移到重点抓住档案资料形成的薄弱环节，以保证归档资料的质量。加强对施工现场施工文件资料的检查，这是档案管理的基础工作之一，如到项目部检查或抽查技术人员、领工员的施工日志、班组施工作业记录，包括工程用料情况，工程施组、施工规范的执行情况，工程试验、压力容器的检测记录，中线水平观测记录，安全操作情况，工程分交情况等，检查其填写是否齐全符合规范。特别检查分部、分项工程检查证的填写情况，对地下、隐蔽工程检查记录的填写。工程监理的认签等，要考证其可靠与真实程度，以保证归档资料的可靠与真实性。应搞好库存档案清理达标工作。随着工程的进展，工程技术资料大量归档，要按工程建设阶段对归档资料从数量上和质量标准化上进行专人逐项的检查，按交验单位分门、按交验部门分类，进行自检、整理、充实、完善，按档案工作的业务要求，在分类、立卷，编号时应将不同阶段形成的(下转第162页)(上接第155页)技术文件资料区别分开，协助各项目部备齐各类竣工文件资料。对一个时期内资料室借出资料进行定期归档，是档案跟踪管理在整个施工阶段的长期业务工作，而在竣工验交阶段更应注意。应着重强调资料借出的时间性，以防止因借阅人对借出的资料长期占用保管不善、而造成文件资料的损坏、丢失。

工程竣工验交阶段。

工程竣工验交，是施工企业所承建的工程要接受该项工程涉及的各专业的工程质量的总验收。是对设计、施工、使用维修等方面进行综合性考核，也是检验施工单位的工程项目施工组织、施工能力水平、安全生产、工期进度、企业信誉等方面的重要环节。这一阶段的档案跟踪管理应在各类技术资料的总结统收、分类归档，别类上交等方面下功夫、以配合建设单位、施工单位、监理单位、使用单位、接管单位办理好工程竣工验收交接和固定资产转移工作，充分发挥建设项目的投资效益、社会效益和经济效益。在工程验交阶段，还应按照档案工作的内容收集、整理、鉴定、保管、统计、检查、编研和利用八个环节的要求，按照标准化、规范化的要求，对各类技术文件资料着手整订、填写、贴签、装盒等工序，该上交的上交，该自存的入库分类存放。最后对每个项目跟踪管理的情况进行自查。以便总结经验，找出不足以利改进。

新形势下如何做好档案管理

1.增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，单位领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出(室)及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，一是需要档案工作者在日常工作中注重各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与各科室、部门的联系，全方位收集单位本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合单位档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定;三是将档案信息及时提供给单位领导、各科室和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

新形势下如何做好电子档案管理

加强业务学习

要积极学习掌握档案相关的基本知识，包括：文书与档案的管理、档案文献编纂与保护技术、中外档案历史和电子计算机技术，对国家规定的档案管理方面的法律法规充分熟悉和了解，具备较高的文化素养，能够熟练运用现代化电子设备管理手段对档案进行管理，并熟练掌握档案管理业务。档案管理人员的能力素质包括：第一，协调方面的能力，档案管理方面的人员同其他部门间打交道的机会较多，因此需要发挥自我协调方面的能力，有效促进各个部门间的协调。第二，管理方面的能力。档案管理方面的工作人员，不但要管理实体的档案，还要对相关从事档案方面的事业进行有效的管理，因此对工作人员的要求是能够认真对管理学相关的理论进行研究，通过更新自我的现代管理方面的知识，并对管理技能进行有效掌握，包括能够将现代管理技术应用到档案管理的具体工作中。随着科技的进步，导致各个领域中对电子计算机技术的应用变得广泛，如今，对于档案相关工作而言，包括档案收集、档案鉴定、档案整理以及档案编排等，实体文件作为曾经关注的宠儿，目前的地位也在逐渐被电子文档代替，也就是说目前较为重要的档案管理工作都是依靠计算机网络进行的。

信息通过网络间的告诉传送，能够促进档案馆自身的发展，现代档案馆的管理，也就是改变传统纸制管理为开放式网络管理。从事档案管理相关方面工作的人员，可以依靠电子档案制度，提供自我更多时间充实自我，对相关档案管理方面的知识进行学习和补充，做到学以致用，可以更好的为档案管理工作进行服务。从事档案管理相关方面工作的人员，利用电子计算机技术进行档案管理，可以有效促进档案管理的效率，以及体更更多的资源信息共享技术，从而将档案信息的相关利用范围进行逐步的扩大。要想做到以上这几点，就需要从事档案管理相关方面工作的人员自身职业素养较高，可以拥有较高的思想觉悟，能够主动进行档案管理方面知识的学习，加强自我督促与自我监督，不断进行自我能力的完善与提高，将学习作为终生的追求，不断提升能力，可以更好的将提升的知识应用到新电子档案的管理中，对档案进行更加深刻的管理，有效指导新入从事档案管理相关方面工作的员工，互相学习，改变传统单一的管理模式，变为多元化多渠道管理路径。

增强主观能动性

档案部门由于保存了不同种类重要程度不一的信息文件，可以说是一个较为重要的信息存储库。由于档案的有效信息是各个地方各个单位都拥有的无形资产，需要更好的对相关档案进行保护工作。要求从事档案管理相关方面工作的人员在做好基础的对档案文件进行档案收集、档案整理和档案借阅的基础之上，进行更加实体化的档案信息的公开化，有效将信息获得渠道进行扩充，能够将档案文件管理的内部信息进行有效的挖掘，从而促使信息资源的扩大化，有效挖掘档案信息中的有效成分，促进信息语言的更好整合工作，从而形成一个成体系的信息系统，帮助信息进行有效的传递，使得信息能够更加增值服务。如今每一个从事档案管理相关方面工作的人员都迫切的希望这一目的能够变为现实。只有更好的促进从事档案管理相关方面工作的人员进行相关职业道德方面的教育，不断提升自我服务的方法，加强提供服务的服务质量，对自我服务意识进行不断的补充

在日常的工作中，树立良好的服务意识，能够促进从事档案管理相关方面工作的人员进行主观能动的工作，变被动接受资料材料为主动对有用材料进行收集，遵照原则，按照章程办事，又能够活学活用，多方面主动热情的提供周到全面的服务，从而对档案使用者提供更好的优质服务。从事档案管理相关方面工作的人员如果能够根据档案管理相关工作提供一些更好的方法思路与解决问题，可以促进传统约束变为现代优势，促进档案管理工作的推陈出新。目前，从事档案管理相关方面工作的人员一项较为重要的工作就是对档案信息资源进行有效的开发以及利用，这也是有效促进档案管理深化的有效步骤。要求从事档案管理相关方面工作的人员能够积极使用现代化的设施进行管理，帮助档案信息资源更加及时有效并高效的进行开发，从而提供更加优质的档案相关服务。

以上是整理的如何做好建设工程项目档案管理全部内容。